LibreOffice et Apache OpenOffice

LibreOffice et OpenOffice Calc : les filtres

comment utiliser les filtres dans le tableur pour faire des tris et sélections ?

Les filtres s’utilisent avec une table de données.

Ils permettent de sélectionner des enregistrements selon certains critères ou certaines conditions.

Trois types de filtres sont disponibles :

- l’AutoFiltre,
- le Filtre standard...,
- Le Filtre spécial....

Chacun d’entre eux est accessible par le menu Données / Filtre.


Présentation de la base utilisée pour les exemples

C’est l’inventaire des jardins remarquables pour chaque département de la région Bretagne.

Cet inventaire est effectué par la direction de l’Architecture et du Patrimoine du ministère de la Culture et de la Communication.
Il est mis à la disposition du public par le biais de la base de données Architecture - Mérimée à cette adresse http://www.culture.gouv.fr/culture/inventai/patrimoine/.
La base que nous avons reconstituée pour ce tutoriel contient :

  • 281 lignes, soit 280 enregistrements
  • et 5 champs (ou étiquettes de colonnes) : l’identifiant, la commune de localisation, le département, le titre du jardin, son siècle de création et ses modifications.

L’AutoFiltre

est le plus simple.

En le sélectionnant, vous affichez un menu déroulant pour chaque étiquette de colonne.

- Le menu déroulant regroupe, sans doublons, tous les termes, ou toutes les valeurs, contenus dans le champ.
- Il contient également des fonctions de filtre comme :

  • “le Top10” qui permet d’afficher les 10 derniers enregistrements de la base,
  • l’accès au Filtre standard...,
  • l’affichage des cellules vides : “- vide -”,
  • l’affichage des cellules non vides : “- non vide -”.

- Un clic sur l’AutoFiltre du champ "dep", par exemple, vous permettra d’afficher les numéros de chaque département.
- Ainsi, vous pouvez sélectionner les enregistrements d’un département en particulier.
- Les autres enregistrements sont simplement masqués.
- Ensuite, il vous sera possible de copier-coller le filtre dans une nouvelle feuille.


Le Filtre standard...

est plus élaboré... et, d’ailleurs, utilise des opérateurs relationnels plus sophistiqués que ceux de l’AutoFiltre.

- Les opérateurs relationnels sont des opérateurs qui permettent de définir des conditions :

= égal
> supérieur à
inférieur à
=> supérieur ou égal à
=< inférieur ou égal à
<> différent de
Le plus grand le plus grand nombre
Le plus petit le plus petit nombre
Le plus grand % le plus grand nombre en %
Le plus petit % le plus petit nombre en %
Contient contient telle valeur ou tel mot ou telle expression
Ne contient pas ne contient pas telle valeur ou tel mot ou telle expression
Commence par commence par telle valeur ou tel mot ou telle expression
Termine par se termine par telle valeur ou tel mot ou telle expression

- Il est possible de multiplier le nombre de conditions en choisissant soit l’alternance (OU), soit le cumul (ET).
- Vous pouvez sélectionner directement, dans la boîte de dialogue, la destination, par exemple dans une nouvelle feuille, en ayant d’abord cliqué sur le bouton Plus d’options.


Le Filtre spécial...

- Vous devez copier-coller les étiquettes de colonnes soit dans une nouvelle feuille, soit sous la base.
- Sous ces nouvelles étiquettes de colonne, vous saisissez vos critères de filtre :

  • en saisissant une valeur, une expression, un mot du champ,
  • ou en utilisant les opérateurs mathématiques.

- L’avantage de ce filtre est de pouvoir cumuler jusqu’à huit le nombre de conditions de filtre.

  1. Ensuite, sélectionnez, dans le menu, Données / Filtre / Filtre spécial...,
  2. cliquez sur le bouton de la zone de sélection,
  3. sélectionnez votre tableau de critères,
  4. cliquez à nouveau sur le bouton de la zone de sélection,
  5. spécifiez vos options si cela est nécessaire,
  6. validez.