Formation tableur : les tables et sources de données, les fusions et les tableaux dynamiques avec OpenOffice.org et/ou LibreOffice
Résumé
Prochaine session :
intra sur demande.
formation INTER
Contact : 2i2L - Informatique Internet et Logiciels Libres.
Tel. : 02 40 37 02 06 – Mobile : 06 07 38 14 18 – Courriel : formation chez 2i2l.fr
Résumé de la formation :
Logiciels : LibreOffice ou Apache OpenOffice Calc, Writer et Base
Durée : un (1) ou deux (2) jours, selon les attentes
Objectifs : maîtriser la création de tables de données, ou leurs connexions bureautiques, pour utiliser les fonctionnalités avancées de fusions automatiques et de réalisation de tableaux dynamiques pour les traitements de données.
Pré-requis : avoir des usages de traitement de données (commerciales, comptables, financières, humaines, de gestion de stocks ou de statistiques)
Public : tout public ayant ces usages
Version : dernière version en ligne
Pédagogie : la pratique continue d’exercices
Le logiciel : LibreOffice / Apache OpenOffice est un logiciel libre, reconnu, abouti et en constante évolution. Il est généralement utilisé de manière simple mais permet pourtant de s’intégrer complètement dans votre système d’information et peut être utilisé de concert avec vos outils de production, vos outils comptables, ERP ou CRM,...
La démarche "table de données" : selon la définition de Wikipédia [1], "une table est un ensemble de données organisées sous forme d’un tableau où les colonnes correspondent à des champs et les lignes à des enregistrements, également appelés entrées".
Il existe de nombreux avantages à travailler en table de données :
la simplicité : la saisie des données est simple mais la construction de la structure nécessite une formation théorique ;
la flexibilité : le traitement des données est flexible dans la mesure où il permet de poser un questionnement après avoir entré les données ;
l’inter-opérabilité : dès lors que les données sont entrées d’une manière structurée, elles peuvent être ouvertes et traitées par tous les outils bureautiques et aussi être insérées dans une base de données ;
la pérennité : le fichier est pérenne ; ainsi structurées, les données peuvent être ouvertes lisiblement dans un simple éditeur de texte ;
mais l’idée est surtout de normaliser les fichiers de données pour diminuer les risques d’erreurs et augmenter les possibilités de traitement.
Le programme [2] :
la création de tables de données,
la connexion de tables de données externes,
la réalisation de tableaux dynamiques,
la réalisation de fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...
La création de table de données
Créer une table de données :
utiliser un tableur (OOo/LibO Calc)
renseigner les étiquettes de colonnes, les variables
définir les formats de cellules pour chaque colonne
entrer ou importer les enregistrements
entrer des listes d’aides à la saisie
limiter les (erreurs) entrées
utiliser la fonction =rechercheV pour les modalités provenant d’autres tables
fixer la ligne des champs (étiquettes ou variables)
Corriger un tableau existant :
repérer les variables
filtrer et corriger les modalités pour les uniformiser
supprimer les lignes vides
voir si une information ne mérite pas sa variable en colonne
réorganiser les données
Maîtriser les formules pour tables :
=concatener()
=gauche(), =droite()
=supprespace()
=nompropre()
=cnum()
=somme.si()
=si(),
=nbval(), =nb.si()
=max()
=aujourd’hui(), =maintenant()
=annees(), =nb.mois(), =jours(),...
=recherche(), =recherchev(), =rechercheh()
...
Importer des données :
formats CSV, txt, html, xls, xlsx,...
jeu de caractères
texte en colonne
format des cellules
Configurer vos impressions :
définir les zones d’impression
éditer et modifier les zones d’impression
répéter une ligne sur chaque feuille
utiliser l’aperçu avant impression
Les connexions externes
Connecter une table de données :
connecter un format classeur, csv, texte ou odb
définir un dossier pour vos fichiers dynamiques
définir un dossier pour tous les fichiers de liaisons.odb
Connecter une table de données :
MySQL (MariaDB) ou PostGreSQL
télécharger et installer le pilote JDBC
configurer LibreOffice (ou OpenOffice.org)
Gérer les sources de données :
afficher les sources de données (F4)
modifier une source de données
supprimer une source de données
récupérer une source de données
Utiliser les sources de données :
filtrer les enregistrements de la table
utiliser les expressions booléennes
copier les données dans un fichier
réaliser des tableaux dynamiques
réaliser des fusions de documents
Les tableaux dynamiques ou pilote de données
Réaliser des tableaux dynamiques :
utiliser le pilote de données
maîtriser les aspects théoriques des TCD
faire des tris à plat ou distributions
faire des tris croisés ou multivariés
faire des filtres de données
modifier la plage de données
définir une feuille et cellule de destination
éditer la configuration du tableau dynamique
déplacer les variables par glissés/déposés
Modifier l’aspect des tableaux dynamiques :
mettre en page les tableaux
utiliser les styles de cellules
afficher les totaux et sous-totaux
ajouter des lignes intercalaires
Faire des calculs sur les effectifs :
faire des pourcentages (en ligne, en colonne, au résultat)
demander les moyennes
calculer des produits
calculer des écarts types
cumuler les fonctions (ou les tableaux)
Les fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...
Découvrir les usages de fusions :
faire un publipostage
faire des étiquettes
faire des rapports de données métiers : comptables, financiers, commerciaux,...
faire des rapports de données automatiques / quotidiens...
Réaliser des fusions de documents complexes :
placer un texte conditionnel
placer une liste de saisie
masquer un texte
masquer un paragraphe
utiliser les civilités
Organiser vos fichiers :
enregistrer des fichiers modèles
générer des PDF pour impression
nommer les PDF pour sauvegarde