BUREAUTIQUE

Formation au tableur et aux tables de données pour des traitements dynamiques Formation aux tables et sources de données, aux fusions et aux tableaux dynamiques

Formation tableur : les tables et sources de données, les fusions et les tableaux dynamiques avec LibreOffice Calc

Résumé

Logiciels : LibreOffice Calc, Writer et Base
Version : Dernière version en ligne
Durée : 7 heures ou 14 heures, selon les attentes
Objectifs :
 Créer des tables de données, ou leurs connexions bureautiques
 Utiliser les fonctionnalités avancées de fusions automatiques et de réalisation de tableaux dynamiques pour les traitements de données.
Pré-requis : Avoir des usages de traitement de données (commerciales, comptables, financières, humaines, de gestion de stocks ou de statistiques)
Publics : Tout public ayant ces usages
Méthodes mobilisées : Alternance d’apports théoriques et d’exercices de mise en application pratique.
Modalités et délais d’accès : Sur inscription préalable au minimum 1 semaine avant le début de la formation selon disponibilité du formateur.
Modalités d’évaluations : Une évaluation du niveau des stagiaires est réalisée avant l’entrée en formation par téléphone ou au moyen d’un questionnaire. Évaluation des acquis et de la satisfaction en fin de formation.
Accessibilité aux personnes en situation de handicap ou présentant des difficultés d’apprentissage : nous pouvons proposer des solutions de compensation de nos prestations en adaptant les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement (les précisions).
Taux de satisfaction 2i2L : 96,34 % des stagiaires sont satisfaits à l’issue de leur formation.
Tarif : pour une demande de formation interne, nous consulter.

Présentation

Le logiciel : LibreOffice est un logiciel libre, reconnu, abouti et en constante évolution. Il est généralement utilisé de manière simple mais permet pourtant de s’intégrer complètement dans votre système d’information et peut être utilisé de concert avec vos outils de production, vos outils comptables, PGI/ERP ou GRC/CRM,...

La démarche "table de données" : selon la définition de Wikipédia [1], "une table est un ensemble de données organisées sous forme d’un tableau où les colonnes correspondent à des champs et les lignes à des enregistrements, également appelés entrées".

Il existe de nombreux avantages à travailler en table de données :
 la simplicité : la saisie des données est simple mais la construction de la structure nécessite une formation théorique ;
 la flexibilité : le traitement des données est flexible dans la mesure où il permet de poser un questionnement après avoir entré les données ;
 l’inter-opérabilité : dès lors que les données sont entrées d’une manière structurée, elles peuvent être ouvertes et traitées par tous les outils bureautiques et aussi être insérées dans une base de données ;
 la pérennité : le fichier est pérenne ; ainsi structurées, les données peuvent être ouvertes lisiblement dans un simple éditeur de texte ;

L’idée est surtout de normaliser les fichiers de données pour diminuer les risques d’erreurs et augmenter les possibilités de traitement.

Programme

Ce programme est un original, comme tous les programmes de formation de ce catalogue ; ils sont écrits par les formateurs 2i2L. Les autres programmes très proches, que vous trouverez, sont des copies de notre catalogue.

 la création de tables de données,
 la connexion de tables de données externes,
 la réalisation de tableaux dynamiques,
 la réalisation de fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...


La création de table de données

Créer une table de données :
 utiliser un tableur (Calc)
 renseigner les étiquettes de colonnes, les variables
 définir les formats de cellules pour chaque colonne
 entrer ou importer les enregistrements
 entrer des listes d’aides à la saisie
 limiter les (erreurs) entrées
 utiliser la fonction =rechercheV pour les modalités provenant d’autres tables
 fixer la ligne des champs (étiquettes ou variables)

Corriger un tableau existant :
 repérer les variables
 filtrer et corriger les modalités pour les uniformiser
 supprimer les lignes vides
 voir si une information ne mérite pas sa variable en colonne
 réorganiser les données

Maîtriser les formules pour tables :
 =concatener()
 =gauche(), =droite()
 =supprespace()
 =nompropre()
 =cnum()
 =somme.si()
 =si(),
 =nbval(), =nb.si()
 =max()
 =aujourd’hui(), =maintenant()
 =annees(), =nb.mois(), =jours(),...
 =recherchev(),
 ...

Importer des données :
 formats CSV, txt, html, xls, xlsx,...
 jeu de caractères
 texte en colonne
 format des cellules

Configurer vos impressions :
 définir les zones d’impression
 éditer et modifier les zones d’impression
 répéter une ligne sur chaque feuille
 utiliser l’aperçu avant impression


Les connexions externes

Connecter une table de données :
 connecter un format classeur, csv, texte ou odb
 définir un dossier pour vos fichiers dynamiques
 définir un dossier pour tous les fichiers de liaisons.odb

Connecter une table de données :
 MySQL (MariaDB) ou PostGreSQL
 télécharger et installer le pilote JDBC
 configurer LibreOffice

Gérer les sources de données :
 afficher les sources de données (F4)
 modifier une source de données
 supprimer une source de données
 récupérer une source de données

Utiliser les sources de données :
 filtrer les enregistrements de la table
 utiliser les expressions booléennes
 copier les données dans un fichier
 réaliser des tableaux dynamiques
 réaliser des fusions de documents


Les tableaux dynamiques ou pilote de données

Réaliser des tableaux dynamiques :
 utiliser le pilote de données
 maîtriser les aspects théoriques des TCD
 faire des tris à plat ou distributions
 faire des tris croisés ou multivariés
 faire des filtres de données
 modifier la plage de données
 définir une feuille et cellule de destination
 éditer la configuration du tableau dynamique
 déplacer les variables par glissés/déposés

Modifier l’aspect des tableaux dynamiques :
 mettre en page les tableaux
 utiliser les styles de cellules
 afficher les totaux et sous-totaux
 ajouter des lignes intercalaires

Faire des calculs sur les effectifs :
 faire des pourcentages (en ligne, en colonne, au résultat)
 demander les moyennes
 calculer des produits
 calculer des écarts types
 cumuler les fonctions (ou les tableaux)


Les fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...

Découvrir les usages de fusions :
 faire un publipostage
 faire des étiquettes
 faire des rapports de données métiers : comptables, financiers, commerciaux,...
 faire des rapports de données automatiques / quotidiens...

Réaliser des fusions de documents complexes :
 placer un texte conditionnel
 placer une liste de saisie
 masquer un texte
 masquer un paragraphe
 utiliser les civilités

Organiser ses fichiers :
 enregistrer des fichiers modèles
 générer des PDF pour impression
 nommer les PDF pour sauvegarde