Formation tableur : les tables et sources de données, les fusions et les tableaux dynamiques avec LibreOffice Calc
Résumé
Logiciels : LibreOffice Calc, Writer et Base
Version : Dernière version en ligne
Durée : 7 heures ou 14 heures, selon les attentes
Objectifs :
– Créer des tables de données, ou leurs connexions bureautiques
– Utiliser les fonctionnalités avancées de fusions automatiques et de réalisation de tableaux dynamiques pour les traitements de données.
Pré-requis : Avoir des usages de traitement de données (commerciales, comptables, financières, humaines, de gestion de stocks ou de statistiques)
Publics : Tout public ayant ces usages
Méthodes mobilisées : Alternance d’apports théoriques et d’exercices de mise en application pratique.
Modalités et délais d’accès : Sur inscription préalable au minimum 1 semaine avant le début de la formation selon disponibilité du formateur.
Modalités d’évaluations : Une évaluation du niveau des stagiaires est réalisée avant l’entrée en formation par téléphone ou au moyen d’un questionnaire. Évaluation des acquis et de la satisfaction en fin de formation.
Accessibilité aux personnes en situation de handicap ou présentant des difficultés d’apprentissage : nous pouvons proposer des solutions de compensation de nos prestations en adaptant les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement (les précisions).
Taux de satisfaction 2i2L : 96,34 % des stagiaires sont satisfaits à l’issue de leur formation.
Tarif : pour une demande de formation interne, nous consulter.
Présentation
Le logiciel : LibreOffice est un logiciel libre, reconnu, abouti et en constante évolution. Il est généralement utilisé de manière simple mais permet pourtant de s’intégrer complètement dans votre système d’information et peut être utilisé de concert avec vos outils de production, vos outils comptables, PGI/ERP ou GRC/CRM,...
La démarche "table de données" : selon la définition de Wikipédia [1], "une table est un ensemble de données organisées sous forme d’un tableau où les colonnes correspondent à des champs et les lignes à des enregistrements, également appelés entrées".
Il existe de nombreux avantages à travailler en table de données :
– la simplicité : la saisie des données est simple mais la construction de la structure nécessite une formation théorique ;
– la flexibilité : le traitement des données est flexible dans la mesure où il permet de poser un questionnement après avoir entré les données ;
– l’inter-opérabilité : dès lors que les données sont entrées d’une manière structurée, elles peuvent être ouvertes et traitées par tous les outils bureautiques et aussi être insérées dans une base de données ;
– la pérennité : le fichier est pérenne ; ainsi structurées, les données peuvent être ouvertes lisiblement dans un simple éditeur de texte ;
L’idée est surtout de normaliser les fichiers de données pour diminuer les risques d’erreurs et augmenter les possibilités de traitement.
Programme
Ce programme est un original, comme tous les programmes de formation de ce catalogue ; ils sont écrits par les formateurs 2i2L. Les autres programmes très proches, que vous trouverez, sont des copies de notre catalogue.
– la création de tables de données,
– la connexion de tables de données externes,
– la réalisation de tableaux dynamiques,
– la réalisation de fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...
La création de table de données
Créer une table de données :
– utiliser un tableur (Calc)
– renseigner les étiquettes de colonnes, les variables
– définir les formats de cellules pour chaque colonne
– entrer ou importer les enregistrements
– entrer des listes d’aides à la saisie
– limiter les (erreurs) entrées
– utiliser la fonction =rechercheV pour les modalités provenant d’autres tables
– fixer la ligne des champs (étiquettes ou variables)
Corriger un tableau existant :
– repérer les variables
– filtrer et corriger les modalités pour les uniformiser
– supprimer les lignes vides
– voir si une information ne mérite pas sa variable en colonne
– réorganiser les données
Maîtriser les formules pour tables :
– =concatener()
– =gauche(), =droite()
– =supprespace()
– =nompropre()
– =cnum()
– =somme.si()
– =si(),
– =nbval(), =nb.si()
– =max()
– =aujourd’hui(), =maintenant()
– =annees(), =nb.mois(), =jours(),...
– =recherchev(),
– ...
Importer des données :
– formats CSV, txt, html, xls, xlsx,...
– jeu de caractères
– texte en colonne
– format des cellules
Configurer vos impressions :
– définir les zones d’impression
– éditer et modifier les zones d’impression
– répéter une ligne sur chaque feuille
– utiliser l’aperçu avant impression
Les connexions externes
Connecter une table de données :
– connecter un format classeur, csv, texte ou odb
– définir un dossier pour vos fichiers dynamiques
– définir un dossier pour tous les fichiers de liaisons.odb
Connecter une table de données :
– MySQL (MariaDB) ou PostGreSQL
– télécharger et installer le pilote JDBC
– configurer LibreOffice
Gérer les sources de données :
– afficher les sources de données (F4)
– modifier une source de données
– supprimer une source de données
– récupérer une source de données
Utiliser les sources de données :
– filtrer les enregistrements de la table
– utiliser les expressions booléennes
– copier les données dans un fichier
– réaliser des tableaux dynamiques
– réaliser des fusions de documents
Les tableaux dynamiques ou pilote de données
Réaliser des tableaux dynamiques :
– utiliser le pilote de données
– maîtriser les aspects théoriques des TCD
– faire des tris à plat ou distributions
– faire des tris croisés ou multivariés
– faire des filtres de données
– modifier la plage de données
– définir une feuille et cellule de destination
– éditer la configuration du tableau dynamique
– déplacer les variables par glissés/déposés
Modifier l’aspect des tableaux dynamiques :
– mettre en page les tableaux
– utiliser les styles de cellules
– afficher les totaux et sous-totaux
– ajouter des lignes intercalaires
Faire des calculs sur les effectifs :
– faire des pourcentages (en ligne, en colonne, au résultat)
– demander les moyennes
– calculer des produits
– calculer des écarts types
– cumuler les fonctions (ou les tableaux)
Les fusions : publipostages, étiquettes, rapports dynamiques,...
Découvrir les usages de fusions :
– faire un publipostage
– faire des étiquettes
– faire des rapports de données métiers : comptables, financiers, commerciaux,...
– faire des rapports de données automatiques / quotidiens...
Réaliser des fusions de documents complexes :
– placer un texte conditionnel
– placer une liste de saisie
– masquer un texte
– masquer un paragraphe
– utiliser les civilités
Organiser ses fichiers :
– enregistrer des fichiers modèles
– générer des PDF pour impression
– nommer les PDF pour sauvegarde