LibreOffice ou Apache OpenOffice et les envois de courriels (messages, mails, e-mails...) en nombre !
Votre suite bureautique “préférée” peut envoyer des courriels en nombre :
contenant des pièces jointes au format PDF, ODT ou Doc,
au format Texte ou HTML.
Il faut, pour cela, renseigner les paramètres de vos serveurs de messagerie.
Notez qu’il est préférable que le responsable informatique soit au courant de cette pratique en interne pour éviter certains désagréments comme le blacklistage de votre domaine.
Nous partons du fichier terminé lors de l’exercice précédent.
Vous trouverez l’exercice et le fichier dans le bas de cet article.
Générer des adresses de messagerie dans votre fichier adresses
Insérer une colonne en fin de table,
nommer la colonne “courriel”,
entrer dans la première colonne, en I2, la formule suivante : =CONCATENER(C2 ;"." ;B2 ;"@" ;G2 ;".fr"). Vous demandez de concaténer le prénom, un point, le nom, une arobase, la ville sans article, pour finir avec un point et fr,
incrémenter la formule de la ligne 2 sur toutes les autres lignes en double-cliquant avec la souris, ce qui fait apparaître un petit "+".
Générer l’adresse de la structure
Générer de la même manière le nom de chaque mairie,
insérer une colonne avant la colonne A,
entrer "structure" dans l’en-tête du champ, de la colonne,
entrer dans la cellule A2 la formule suivante : =CONCATENER("Mairie de " ;I2),
incrémenter,
vérifier,
enregistrer !
Vous devriez obtenir un fichier proche de celui-ci :
- noms-prenoms-fictifs+courriels
Connecter la table de données
LibreOffice et Apache OpenOffice : connexion de sources de données externes.
Préparer le courrier de diffusion
Ouvrir un document Writer (traitement de texte),
mettre en page le document,
afficher les Sources de données depuis le menu Affichage,
visiter la table des données des adresses recherchées,
glisser et déposer les champs d’en-têtes désirés aux emplacements prévus dans la page A4,
respecter les espaces entre les données qui seront imprimées,
enregistrer ce document comme le modèle des envois.
Demander l’assistant pour lancer un mailing
Passer par le menu Outils et demander Assistant Mailing...,
Sélectionner le document de base : “Utiliser le document actif” si vous travaillez dessus,
faire Suivant,
Sélectionner un type de document : par exemple, “E-mail”,
faire Suivant,
Sélectionner une liste d’adresses de messagerie,
faire Suivant,
Créer une salutation, ou pas, parce que vous y avez déjà pensé, puis insérer un champ qui répond à ce besoin,
faire Suivant,
Adapter la mise en page,
cliquer sur Éditer le document pour vous rendre au document, puis sur “Revenir à l’Assistant Mailing” pour continuer la configuration de votre envoi,
faire Suivant ; l’assistant lance la fusion avant l’envoi,
Personnaliser le document vous permet de faire des recherches dans les envois pour éditer les documents,
faire Suivant,
Enregistrer, imprimer ou envoyer le document vous permet de choisir : comme nous voulons envoyer un document par courriel, nous choisissons “Envoyer un document fusionné par e-mail”.
Configurer votre suite bureautique pour l’envoi de courriels en nombre
Paramétrer le destinataire en sélectionnant la colonne contenant les adresses de messagerie,
paramétrer les destinataires en copie, ou copie cachée, à partir du bouton Copier dans,
entrer l’objet de votre courriel,
décider du format d’envoi de votre document,
inscrire le contenu du message de votre courriel depuis le lien Propriétés, un copier-coller d’un texte déjà écrit ailleurs peut s’avérer efficace,
changer, éventuellement, le nom du fichier joint,
indiquer combien vous envoyez de courriels, si vous les envoyez tous, ou pas,
- Capture-courriels-en-nombre
cliquer sur le dernier bouton pour la configuration avancée d’envoi. Vous ne devriez pas le faire plus d’une seule fois. Demandez ces paramètres au responsable informatique,
tester les paramètres,
valider.
Retour en arrière pour un test
Nous n’allons pas envoyer des courriels via l’Internet en utilisant des adresses fictives. Nous allons donc revenir en arrière et insérer de vraies adresses de messageries, les vôtres.
- envoye